Cómo y cuándo deshacerse de la documentación confidencial cuidando de nuestro entorno
A principios de año, uno de los propósitos habituales en las empresas es organizar el archivo. Con mucha frecuencia, guardamos bajo siete llaves excesiva documentación, y a veces, nos surgen las dudas sobre qué documentos debemos guardar y cuáles no, según la normativa mercantil y fiscal vigente. Esta semana vamos a intentar aclarar este punto tan importante para mejorar la funcionalidad y el aprovechamiento de recursos en las empresas.
El plazo en el que se debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del último apunte contable.
A efectos fiscales, los libros de contabilidad, libros registros y soportes documentales (como las facturas, recibos y documentos bancarios, etc), los programas y archivos informáticos, así como otros justificantes de trascendencia fiscal, deben conservarse, durante el periodo de 4 años en que la Administración tiene derecho a comprobar y liquidar deuda tributaria. Este plazo empieza a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando.
Así, imaginemos una empresa que se ha constituido en 2016:
A efectos fiscales: Tendrá la obligación de mantener toda la información y documentación empresarial a efectos fiscales hasta julio de 2.021 (cuatro años a contar desde la presentación del Impuesto de Sociedades de 2016, que se presenta en julio de 2.017).
A efectos mercantiles: hasta 31 de diciembre de 2.022 (seis años desde el último apunte contable de 2.016).
Así pues, ya no hay excusas para deshacerse de la documentación anterior y tener el archivo de la empresa en óptimas condiciones. Mantener los plazos legales es muy importante, pero también lo es deshacerse la documentación de forma adecuada, sobretodo para cumplir con la correcta protección de datos personales y empresariales.
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Si confías la recogida, destrucción y reciclaje de la documentación confidencial a Reciclamás, como proveedor de este servicio, entonces estarás realizando una labor doble:
- Eliminar la documentación que ya no necesitas, con la destrucción garantizada de documentos, cumpliendo la LOPD y normativa vigente.
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Fuente: Globalcinco
