Muchas empresas no son conscientes de la importancia de destruir de documentación confidencial para cumplir con la normativa vigente. El comienzo de un nuevo año, es una buena fecha para deshacerse de las montañas de papeles sin utilidad que se acumulan en los despachos.
La Ley Orgánica de Protección de Datos
La Ley Orgánica de Protección de Datos, actualizada en 2018, se basa en que las empresas deben garantizar la protección y privacidad de sus documentos, datos personales e información íntima. Por este motivo, es imprescindible destruir la documentación cuando ya no es de utilidad. Los listados de clientes, informes financieros, datos del personal y salariales, recibos o facturas, son algunos de los documentos que se deben eliminar.
El plazo en el que se debe conservar la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del último apunte contable. Por otro lado, a efectos fiscales, los libros de contabilidad, libros registro y soportes documentales, así como otros justificantes de trascendencia fiscal solo deben conservarse durante 4 años, periodo de tiempo en el que la Administración tiene derecho a comprobar y liquidar deuda tributaria.
España es el país de la Unión Europea que tiene las sanciones más altas en materia de protección de datos. La no destrucción de la documentación confidencial conlleva a una serie de sanciones que se dividen en tres grupos:
- Leves: desde 900 a 40.000 euros
- Graves: desde 40.001 a 300.000 euros
- Muy graves: desde 300.001 a 600.000 euros
Para evitar cualquier tipo de sanción y garantizar la destrucción de forma segura, la mejor opción es contratar a una empresa especializada en este servicio, como es Reciclamás. En Reciclamás, hemos establecido una línea de negocio centrada en la gestión y destrucción de la documentación confidencial. Te ayudamos a eliminar tu documentación y a su vez contribuimos con la protección del medio ambiente.
Cómo destruir la documentación confidencial
Primero, recibimos la Solicitud de Aviso de Recogida en nuestro centro. En un plazo máximo de 48-72 horas laborales, recogemos los documentos en contenedores o sacas y los transportamos directamente en nuestro camión caja hasta la planta. Todo el proceso es supervisado y ejecutado por un único empleado de Reciclamás perfectamente acreditado. Posteriormente se entrega al cliente un Albarán de Servicio que certifica la recogida. En la planta ubicada en nuestras instalaciones de Alboraya, se destruyen los documentos con un molino triturador. Una vez finalizado el proceso, Reciclamás genera pasta de papel para su uso en nuevos productos realizados con este material, lo que evita la tala de árboles de nuestro entorno. El último paso es la emisión del Certificado de Destrucción de documentación confidencial, que acredita su realización.
Reciclamás es una empresa especializada en este sector que puede ayudarte en este proceso. Si quieres más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro Formulario. ¡Estaremos encantados de atenderte!
